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Archivo de documentos: ¿todavia necessito preocuparme?

Toda empresa, no importa su tamaño o su sector, tiene documentos. Y son muchos. Todos ya tuvimos problemas para encontrar algún documento específico, o no sabíamos cómo organizar y archivar todos los papeles, ¿cierto?

¿Qué podemos decir del tiempo que los documentos necesitan quedar archivados o del miedo que tenemos de perder algún documento y después necesitarlo? De este punto es generada una pregunta: ¿Archivo de documentos: todavía necesito preocuparme?

En ese mundo de negocios competitivo en que vivimos, estar con un pie adelante es esencial. A cada día que pasa más empresas están surgiendo, consecuentemente más empresas que están en la competencia están buscando su crecimiento y ganando terreno.

¿Qué podemos hacer para que el archivo de documentos pueda ser nuestro aliado y no deje que eso perjudique nuestro negocio? Vamos a ver.

El archivo de documentos

Ante todo, necesitamos comprender que hay dos tipos de archivo. El archivo de documentos físico y el digital.

  • Físico: todavía es el medio más común de almacenar documentos. Tiene un espacio físico que guarda todos los documentos, sean carpetas, cajas, estantes, cajón y otros.
  • Digital: los documentos son guardados en computadores o servidores y pueden ser divididos por carpetas y subcarpetas de forma inteligente, administrando los datos y transformando los flujos de trabajo manuales en soluciones sencillas.

 Y usted, ¿con cuál se identifica más? ¿Cuál utiliza con más frecuencia?

Independiente de la respuesta, vamos a ver cuáles son los beneficios y maleficio de cada uno, cuál la solución adecuada para su empresa y cuáles los beneficios de tener una solución correcta y no perder más la cabeza con el archivo de documentos de su negocio.

¿Cómo hacer el archivo de documentos?

Debemos recordarnos que la sobrecarga de documentos generado por cualquier empresa es algo totalmente diferente que la sobrecarga de informaciones.

Sin duda alguna, todas las organizaciones quieren eliminar sus documentos indebidos. Ya las informaciones, cuanto más, mejor. Eso sirve para que cualquiera quiera crecer profesionalmente y entrar en el mercado con fuerza.

Sin embargo, si las informaciones contenidas en los documentos están guardadas en espacios inadecuados, mal archivadas o desorganizadas de nada vale, ya que pueden desaparecer con el tiempo.

Nadie quiere perder lo que ha llevado días, meses o años para producir, por ejemplo. ¿Ya imaginaste entonces perder documentos extremamente importantes como contractos, informaciones confidenciales o registros?

Es desesperante, ¿verdad? Eso es válido tanto para documentos físicos, cuanto digitales. El malo archivo de documentos puede resultar en pierda de tiempo, retrabajo y hasta a un proceso judicial.

Por lo tanto debemos tener muy en cuenta este tema y reconocer la importancia de este trabajo.

¿Pero hasta dónde debo hacer el archivo de documentos?

Todos ya tuvimos miedo de descartar un documento y luego darnos cuenta que lo necesitamos. Por ese motivo dejamos los documentos almacenados por años, sean en carpetas físicas o en el computador.

De esa forma los documentos acaban ocupando mucho espacio en nuestras oficinas u ocupando mucha memoria en nuestros computadores dejándolos muy lentos. Si, el tiempo que debemos hacer el archivo de documentos ya es definido. Cada documento tiene una vida útil preestablecida. Por lo tanto, no necesitamos desesperarnos.

Archivo de documentos Físico x Digital

Luego de saber la diferencia entre los dos tipos de almacenamiento de documentos, es la hora de pensar cual es la forma más adecuada para su empresa. Algunos prefieren continuar con el archivo de documentos físico, ya hay otros que quieren innovar y utilizan el digital. ¿Pero cuál de ellos realmente vale la pena?

Tantos los documentos físicos cuanto los digitales, si bien organizados, generan beneficios. Desafortunadamente con el tiempo la cantidad de documentos que una empresa almacena es gigantesca y, de esa forma, se hace necesario la búsqueda por más espacio para almacénalos, lo que, consecuentemente, genera más costos.

Con una solución digital, eso no es necesario. Usted no necesita un espacio físico con muebles para poner las carpetas y documentos, ya que todo eso es hecho en el computador. Además de ese tipo de archivo de documentos contribuye para la reducción de los gastos, usted puede ubicar sus documentos fácilmente y con más rapidez.

Autenticidad en el archivo de documentos

Cuando hablamos de documentos digitales otra pregunta es generada: ¿la credibilidad de un documento física es igual que de un documento digital? Si, pero hay algunos puntos que podemos discutir. Ante todo, se hace necesario definir el concepto de autenticidad. Autenticidad es cuando un documento digno de aceptación, es decir, aquel documento es libre de cualquier tipo de corrupción o alteración. Él es auténtico.

¿Y que es autenticación? Es cuando una persona física o jurídica tiene autoridad para hacer la declaración, declara la autenticidad de un documento. En el caso de documentos físicos ese proceso es más fácil. Ya en el caso de los documentos digitales es necesaria la firma digital.

La firma digital es en ejemplo de autenticación, porque ella identifica quien emitió el documento y muestra se es auténtico y libre de alteraciones. La autoría y la integridad pueden apoyar la autenticidad de un documento digital.

Por lo tanto, cuando se hace el archivo de sus documento físicos o digitales esté seguro que sean auténticos y tome providencias necesarias para que no tengan ningún tipo de corrupción que puede resultar en procesos legales.

El ECM y el Archivo de documentos

El ECM (ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT) o en portugués, “Gestión de Contenido Empresarial” puede ser de gran ayuda. ¿Pero qué es? El ECM es un conjunto de herramientas y estrategias que auxilia a los gestores almacenar, preservar y distribuir todos los documentos o el contenido que ya existe en la empresa.

Hoy en día la gestión de documentos se volvió una parte vital de los procesos de las organizaciones, ya que todo genera documento. Y son muchos… son facturas generadas por los sectores de cuentas a pagar y recibir, registros de todo tipo, papeles firmados, contractos, comprobantes, hojas de vida, documentos de clientes, colaboradores. ¡Uf! Parece que no acaba nunca… Pero con el auxilio de un ECM podemos hacer al archivo de documentos de forma rápida, fácil, segura y sostenible. ¡Fin de la pila de papeles!

Un sistema ECM puede ayudarnos a hacer la colecta de forma sistemática y secuencial de todos tipos de información. Como ya vimos, el ECM no es solo una herramienta o una tecnología, pero incluye un conjunto de estrategias y herramientas que juntas dinámicamente hacen toda la gestión de documentos que necesitamos.

Cuando se hace el archivo de documentos, no importando el negocio, nos preocupamos con la forma que los documentos son organizados y quienes van accederlos; desde el almacenamiento de ellos hasta quienes los accederán después. Los métodos tradicionales de ese proceso es poner los documentos en una carpeta o caja, clasificarlos, enumerarlos y almacenarlos.

Después, normalmente esos documentos se quedan en un espacio físico. Es necesario preocuparse con un buen sistema de seguridad, en ese caso, ya que como cualquier persona tiene acceso a ellos, el peligro de fuga de información indebidas o hasta la perdida de documentos.

Con un ECM eso es difícil de suceder, los problemas relacionados al almacenamiento y etiquetar todos los documentos son reducidos o eliminados. A la medida que surge la necesidad de tener el archivo de documentos importantes, ellos van a ser almacenados de forma sistemática con una fácil organización y pueden ser fácilmente encontrados.

Además, es un proceso mucho más seguro, puesto que usted puede monitorear todas las personas que tienen acceso a cualquier archivo. Puede también controlar cual nivel de acceso los colaboradores pueden tener, haciendo con ellos puedan acceder todos los documentos o solo partes de él.

Hasta ahora hablamos sobre la clasificación, la organización y la seguridad con relación al archivo de documentos. ¿Crees que ya terminó? Todavía hay más…

Al final del año, ¿quién nunca tuvo la excelente idea de poner en la basura los documentos que cree que no son más necesario? ¿O llamó a todos los compañeros del área para analizar qué documentos pueden o no ir a la basura? Trabajo duro, ¿verdad? Y claro, la demora es tremenda. Con la solución adecuada del ECM esos días terminarán. Podemos administrar el archivo de documentos y definir su ciclo de vida.

Con el ECM usted tiene control y puede administrar las informaciones durante su ciclo de vida y mejorar la productividad de su organización. Desde el día que el documentos fue almacenado hasta su eliminación es previamente definido.

Como vimos, hay muchas opciones de soluciones de ECM y de soporte técnico. Debemos nosotros analizar cuál es la mejor opción para nuestro negocio.

Digitalización – qué hacer con los documentos impresos ya archivados

Quizás usted ha decidido utilizar el archivo do documentos digital, hacer ese proceso con los nuevos documentos es fácil, pero ¿qué hacer con los documentos que ya tengo?

Simples, digitalícelos. Con la digitalización usted podrá reunir todos los documentos importantes que necesita y pasárselos a formato digital. Puede utilizar, por ejemplo, la técnica “captura inteligente”. Ese tipo de tecnología puede hacer con que el proceso de su archivo de documentos sea más fácil.

Es solo poner el documento que se quiere digitalizar y el equipo hace todo el trabajo, enviando el documento de forma rápida y segura hacia un lugar previamente definido y pasando así por la solución completa del ECM. Cuando hecho ese proceso, podrá administrar y almacenar documentos nuevos y antiguos fácilmente directamente de su red o de aplicaciones.

Beneficios de hacer el archivo de documentos correctamente

Para una empresa que está quiere estar adelante de la competencia en el mercado, la lentitud, la dificultad de clasificar y recuperar los archivo, el retrabajo y las informaciones perdidas y duplicadas presente en todo proceso de archivo de documentos es imprescindible.

Todo eso reduce la productividad, se pierde tiempo, dinero, además del stress generado, ¿verdad? Pero con el uso de la tecnología podemos estar adelante.

La utilización de documento digital trae muchos beneficios. Ayuda en la sostenibilidad, puesto que reduce el uso del papel, economiza tiempo que puede ser utilizado en acciones más importantes, evita el trabajo duplicado y es más rápido, eficiente y seguro.

Por lo tanto…

¡No espere! El tiempo hoy es algo preciso y que no debe ser desperdiciado. Evolucionar es poder. El archivo de documentos siempre va generar dudas y preguntas. ¡No dude en pedir ayuda! Usted puede dominar ese tema y ser un maestrBusque el mejor para su empresa crecer en el mercado. ¡Con pequeñas actitudes usted puede ir lejos! ¡Hacer el archivo de documentos correctamente en su empresa puede hacer usted apalancar su empresa y estar en destaque en el mercado!

Bianca Matsumoto
Analista de Marketing en Edocx, empresa aliada estratégica de Interact Solutions en Brasília
http://www.eservicenet.com.br/

Accese ya la página web de nuestro aliado y sepa más sobre la digitalización de documentos y otros temas en portugués. ¿Tienes alguna duda o deseas dejar su sugerencia? Escriba en los comentarios.

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