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Arquivamento de documentos: ainda preciso me preocupar?

Toda empresa, não importa qual seja seu tamanho ou seu ramo, possui documentos. Todos nós já sofremos para achar aquele determinado documento, ou então não sabíamos como organizar e arquivar toda aquela papelada, não é verdade?

Que dizer então do tempo que os documentos precisam ficar arquivados ou aquele medo básico de perder algum documento e precisar dele depois? É aí que surge a seguinte questão: ainda preciso me preocupar com arquivamento?

Nesse mundo de negócios competitivo estar a frente é essencial. O que podemos fazer para que o arquivamento de documentos possa ser nosso aliado e não deixar que isso prejudique nosso negócio? Vamos ver.

O arquivamento de documentos

Antes de tudo, precisamos entender que há dois tipos de arquivamento. O arquivamento de documentos físico e o digital.

  • Físico: Ainda é o meio mais comum de armazenar documentos. É separado um espaço físico para guardar todos os documentos, sejam em pastas, caixas, estantes, gavetas, entre outros.
  • Digital: Os documentos são armazenados em computadores ou servidores e podem ser divididos por pastas e subpastas de forma inteligente, gerenciando os dados e transformando os fluxos de trabalho manuais em soluções fáceis.

Se identificou? Qual dos dois modos você utiliza?

Independente da resposta, vamos ver quais os benefícios e malefícios de cada um, qual a solução adequada para sua empresa e quais os benefícios de se ter a solução certa e não perder mais a cabeça com o arquivamento de documentos do seu negócio.

Como fazer o arquivamento de documentos?

Devemos lembrar que a sobrecarga de documentos que geramos é uma coisa, mas a sobrecarga de informações é outra, totalmente diferente.

Sem sombra de dúvida, documentos indevidos são algo que quase todas as organizações querem eliminar. Já as informações não, quanto mais, melhor. Isso serve para qualquer um que queira crescer profissionalmente e entrar no mercado com força.

Porém, se essas informações contidas nos documentos estiverem em locais inapropriados, mal arquivadas ou desorganizadas de nada valem, visto que podem até mesmo desaparecer! O mau arquivamento de documentos pode resultar em perda de tempo, retrabalho e até mesmo levar a um processo judicial.

Arquivamento de documentos Físico X Digital

Depois de ter visto a diferença entre os dois, é hora de pensar qual deles mais se adequa a sua empresa. Alguns preferem continuar com o arquivamento de documentos físico, outros querem inovar e partem para o digital. Mas qual deles vale realmente a pena?

Tanto os documentos físicos quanto os digitais, se organizados da maneira correta geram benefícios. Infelizmente com o tempo, a quantidade que uma empresa precisa armazenar seus documentos é absurda e acaba sendo necessário cada vez mais um espaço maior para guardar esses documentos e consequentemente custos indevidos.

Com uma solução digital, isso não é necessário. Você não precisa gastar com espaço físico, pastas, móveis para guardar seus documentos. Tudo isso é feito no computador. Além desse tipo de arquivamento de documentos contribuir para a redução de gastos, você pode localizar seus documentos com mais facilidade e rapidez.

Autenticidade no arquivamento de documentos

Ao tratar de documentos digitais surge ainda outra pergunta que é palco de muitas dúvidas: A credibilidade dada a um documento físico é a mesma dada a um digital? Sim, mas existem alguns pontos a se tratar. Antes de tudo precisamos definir o que significa autenticidade. Autenticidade é quando um documento é merecedor de aceitação, ou seja, aquele documento é livre de qualquer tipo de corrupção ou alteração. Ele é autêntico.

E o que é autenticação? É quando uma pessoa tanto física quanto jurídica que tem autoridade para fazer uma declaração, declara a autenticidade de um documento. No caso de documentos físicos isso é mais fácil de fazer. Já no caso dos documentos digitais é preciso assinatura digital.

Portanto, ao fazer o arquivamento de seus documentos tanto no âmbito físico, quanto no digital tenha certeza que eles são autênticos e tome as providências necessárias para que eles não tenham nenhum tipo de corrupção que pode resultar em processos legais.

O ECM e o Arquivamento de documentos

O ECM (Enterprise Content Management) ou em português, “Gestão de Conteúdo Empresarial” pode ser de grande ajuda. O ECM é um conjunto de ferramentas e estratégias que nos auxiliam a gerenciar, armazenar, preservar e distribuir todos os documentos ou o conteúdo existente em nossa empresa.

Hoje em dia a gestão de documentos se tornou parte vital dos processos das organizações, visto que tudo gera documento. E eles não param… São faturas geradas pelos setores de contas a pagar e receber, registros de todo tipo, papéis assinados, contratos, recibos, currículos, documentos de clientes, funcionários. Com o auxílio de um ECM podemos fazer o arquivamento de documentos de forma rápida, fácil, segura e sustentável. Chega daquele monte de papelada!

Um sistema de ECM pode nos ajudar a fazer uma coleta de forma sistemática e sequencial de todo tipo de informação. Como vimos o ECM não é apenas uma ferramenta ou uma tecnologia, mas envolve todo um conjunto de estratégias e ferramentas que juntas dinamicamente conseguem fazer toda a gestão de documentos que precisamos.

Em qualquer negócio ao fazer o arquivamento de documentos nos preocupamos com a forma que os documentos são organizados e por quem eles passam; tanto ao fazer o armazenamento quanto a quem terá acesso a eles depois.

Com um ECM a perda de documentos ou vazamento de informações é difícil de acontecer, as complicações baseadas em guardar e etiquetar todos os documentos são reduzidas ou eliminadas. À medida que for surgindo a necessidade de ter o arquivamento de documentos importantes, eles vão sendo armazenados de forma sistemática com uma fácil organização e podem ser facilmente pesquisados quando necessário.

Além disso, é um processo muito mais seguro, visto que você pode monitorar todas as pessoas que tiveram acesso a um determinado arquivo. Pode também controlar qual nível de acesso os funcionários podem ter, fazendo com que eles possam acessar todo o documento ou somente partes dele, caso necessário.

Quem nunca quando chegou o final do ano resolveu dar “um limpa” nos documentos que achava que não eram mais necessários? Ou convocou aquele mutirão para analisar o que pode ou não ser jogado fora? Dá um mega trabalho não é verdade? Isso sem contar na demora. Com a solução adequada do ECM esses dias acabaram. Podemos gerenciar o arquivamento de documentos e definir seu ciclo de vida.

Com o ECM você tem controle e pode gerenciar as informações durante seu ciclo de vida e melhorar a produtividade da sua organização. Todo o tempo em que um documento deve ser armazenado desde a entrada até a sua destruição é previamente definido.

Como vimos, as soluções de ECM e o suporte dado a elas são muitos. Cabe a nós, analisarmos se essa é a opção certa para o nosso negócio.

Digitalização – o que fazer com meus documentos impressos já arquivados?

Talvez você tenha decidido agora fazer o uso do arquivamento de documentos digital, fazer isso com os novos documentos é fácil, mas o que fazer com aqueles documentos que eu já possuo?

Simples, use a digitalização. Você poderá com a digitalização reunir todos os documentos importantes que precisa e passa-los para o formato digital. Pode usar, por exemplo, a chamada captura inteligente. Esse tipo de tecnologia pode fazer com que o seu arquivamento de documentos fique muito mais fácil.

É só colocar o documento que quer digitalizar e o equipamento faz todo o trabalho, enviando o documento de forma rápida e segura para um lugar previamente definido e passando assim pela solução completa do ECM. Ao fazer isso poderá gerenciar e armazenar documentos novos e antigos de forma fácil diretamente de sua rede ou de aplicações.

Benefícios de fazer o arquivamento de documentos correto

Para uma empresa que está apenas tentando ficar a frente dos concorrentes no mercado, a lentidão, a dificuldade de classificar e recuperar os arquivos, o retrabalho e as informações perdidas e duplicadas presente em todo o processo de arquivamento de documentos é imprescindível.

Tudo isso reduz a produtividade, gasta tempo, dinheiro, sem contar no estresse que dá, não é verdade? Mas com o uso da tecnologia podemos estar a frente.

O uso do documento digital traz muitos benefícios. Ajuda na sustentabilidade, visto que reduz o uso do papel, economiza tempo que pode ser usado em ações mais importantes, evita o trabalho duplicado e é mais rápido, eficiente e seguro.

Portanto…

Não espere! O tempo hoje é algo precioso e que não deve ser desperdiçado. Evoluir é poder. O arquivamento de documentos sempre vai ser alvo de dúvidas e questionamentos. Não hesite em pedir ajuda! Você pode dominar esse assunto e ser um mestre.

Busque o melhor para sua empresa crescer no mercado. Com pequenas atitudes você vai longe! Fazer o arquivamento de documentos da forma correta na sua empresa pode fazer você alavancar sua empresa e estar no topo do mercado!

Bianca Matsumoto
Analista de Mídia Digital na Edocx, empresa parceira da Interact Solutions em Brasília
http://www.eservicenet.com.br/ 

 

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Ficou com alguma dúvida ou deseja deixar sua sugestão? Escreva nos comentários.

 

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