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A prática elucida a teoria. No último texto sobre Business Process Management (BPM), apresentamos a história, os conceitos e as etapas da metodologia. Hoje vamos mostrar como ela funciona, com um exemplo consolidado que vem de casa: o processo automatizado de admissão de colaboradores da Interact. Esse artigo é uma parceria com Gabriele Huppes, coordenadora do setor de Desenvolvimento Humano (DH).

Leia também o nosso Guia Básico de BPM

O processo automatizado de admissão da Interact inicia a partir da aceitação da proposta de emprego pelo candidato selecionado. Nesse momento, o DH inicia uma nova instância do processo, que sistematicamente registra o novo colaborador na Suite SA Strategic Adviser. Ao todo, são utilizados cinco módulos específicos: SA-BPM, SA-Occurrence Manager, SA-Performanece Manager, SA-Document Manager e SA-Competence Manager.

A duração de todo o processo é de 90 dias. Justamente, esse é o tempo do período de experiência do colaborador. No total, a admissão desencadeia 51 atividades para seis setores da organização: Desenvolvimento Humano (17 atividades),  Gestor do novo colaborador (11), Administração e Finanças (11), Planejamento e Qualidade (5), Comunicação e Marketing (5) e Infraestrutura (2).

Toda a comunicação das tarefas é automática. Conforme Gabriele, essa sistematização traz tranquilidade para a continuidade das outras atividades de Desenvolvimento Humano. “Para acompanhar o andamento do fluxo, basta verificar a instância pelo SA-BPM. Posso no mesmo instante verificar as atividades que estão pendentes, em andamento ou já foram concluídas pelos colegas”, explica. Nesse sentido, ela destaca o acesso, o controle e o ganho de tempo com o processo.

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Fator humano

Um processo automatizado, porém humanizado. Embora a palavra automatizar possua uma conotação fria, Gabriele sublinha o papel de cada um dos colaboradores dos seis setores envolvidos. “Tudo o que é operacional na admissão de um funcionário pode ser automatizado, mas é importante destacar que as atividades não operacionais também constam no decorrer de todo o processo”, esclarece.

A avaliação mensal é uma delas. Uma vez por mês, em três ocasiões ao longo do processo, o líder de equipe e o setor de DH promovem feedbacks de avaliação. Além disso, são realizados encontros com o funcionário para análises conjuntas sobre a adaptação, a evolução e o desenvolvimento das atividades. A automatização nessa etapa aparece com um timer no sistema, que dispara avisos para as tarefas.

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Vantagens da automatização

A admissão é um dos principais processos de apoio de qualquer corporação. Toda empresa precisa estabelecer o mínimo de organização para o seu desenvolvimento. Quanto melhor esquematizado for, maior a probabilidade de contratar o profissional ideal para o cargo.

Ao longo dos últimos quatro anos, a Interact automatizou todas as 51 atividades de seis setores que envolvem o processo. Desde então, esse é um trabalho de contínuo aperfeiçoamento elaborado pelo DH e áreas participantes. Entre as principais vantagens da automação, podemos elencar:

  • Redução de custos;
  • Aumento da produtividade;
  • Transparência entre todas etapas;
  • Eficiência no controle dos processos;
  • Melhoria na comunicação entre áreas;
  • Prazos das atividades bem estipulados;
  • Controle de tempo de execução das atividades;
  • Sinergia entre setores através de tarefas interligadas;
  • Sistematização de todas etapas e atividades necessárias;
  • A importância do processo em si, independente de quem execute.

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